MENGELOLA ADMINISTRASI DANA KAS KECIL
1 Pengertian Kas
Kata kas atau cash
memiliki berbagai pengertian, antara lain:
1. Kas
berarti tempat menyimpan uang
2. Kas
berarti uang (uang tunai)
3. Kas
berarti tempat membayar dan menerima uang
4. Dalam
kamus Istilah Akuntansi dijelaskan bahwa uang kas adalah setiap alat
tukar yang diterima oleh bank dengan nilai nominal untuk disimpan. Uang kas
suatu perusahaan terdiri dari uang kertas, uang logam, cek, wesel pos, dan uang
yang disimpan di bank (demand deposit; simpanan deposito, yang
sewaktu-waktu dapat dicairkan)
Dalam modul ini, yang dimaksud dengan kas adalah
alat pembayaran tunai
yang setiap saat dapat digunakan untuk membiayai berbagai macam kegiatan yang
dilakukan oleh suatu lembaga, instansi, atau suatu perusahaan. Kas merupakan
harta atau aktiva. Berbagai macam transaksi yang terjadi di suatu perusahaan
merupakan penerimaan dan pengeluaran kas. Agar pengeluaran dan penerimaan kas
tersebut dapat dengan mudah dikelola, maka harus dicatat dalam suatu buku yang
disebut buku kas.
Buku kas atau kaas boek (Belanda), atau cash book (Inggris)
adalah buku yang digunakan untuk membukukan atau mencatat keluar dan masuknya
uang pada suatu perusahaan. Oleh karena itu, setiap pemegang kas harus memiliki
buku kas dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan yang dilakukannya.
Dalam tata usaha keuangan suatu lembaga, instansi, atau perusahaan,
biasanya pemegang kas adalah bendahara umum sehingga buku kas yang digunakan
untuk mencatatnya disebut buku kas umum. Dalam buku kas umum dicatat semua
penerimaan dan pengeluaran sehingga seluruh kegiatan keuangan dapat dibaca atau
dilihat pada buku tersebut. Jadi, buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol
utama dari seluruh kegiatan pengurusan uang lembaga atau perusahaan. Mengingat
bahwa buku kas umum berfungsi sebagai alat kontrol, maka buku kas umum harus
diselenggarakan secara benar, objektif, dan up to date (periodik). Setiap
transaksi harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap.
Transaksi (penerimaan dan pengeluaran) bendahara dapat melalui kas atau
melalui bank/ giro pos. Selanjutnya, penerimaan dan pengeluaran yang dilakukan
melalui kas secara tunai maupun penerimaan dan pengeluaran melalui bank/ giro
pos harus dibukukan atau dicatat dalam buku kas umum sehingga saldo pada buku
kas umum merupakan saldo uang yang terdiri dari saldo yang ada di kas (saldo
kas), dan saldo yang ada di bank (saldo bank).
2
Pengertian Kas Kecil
Seperti yang telah diutarakan diatas, baik penerimaan maupun pengeluaran
dapat dilakukan melalui bank/ giro pos dan melalui kas (tunai). Namun demikian,
transaksi yang jumlahnya cukup besar akan lebih aman bila dilakukan melalui
bank. Namun, pengeluaran rutin yang jumlahnya relatif kecil akan kurang efektif
apabila dilakukan melalui bank. Akan lebih efektif apabila pengeluaran yang
terjadi setiap hari itu dikeluarkan dari dana yang disediakan secara khusus.
Dana yang disediakan oleh perusahaan untuk keperluan sehari-hari dengan jumlah
yang relatif kecil disebut kas kecil atau (petty cash). Pengeluaran-pengeluaran
yang jumlahnya relatif kecil dan tidak akan ekonomis bila dibayar dengan cek
misalnya: pembelian materai, perangko, rekening telepon, rekening listrik,
rekening air, perlengkapan kantor, biaya keamanan, biaya kebersihan dan
sebagainya.
Untuk mengatasi kelemahan kelemahan tersebut dibuatlah kas kecil untuk membayar
pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pada waktu pengeluaran
kas untuk pembentukan dana, kas kecil ditutup dengan cek, sedangkan pembayaran
jumlah-jumlah kecil dapat dibayar dengan uang tunai.
Dana kas kecil diserahkan pada juru bayar kas kecil perusahaan yang akan
bertanggung jawab penuh atas pengeluaran dan penggunaan dana kas kecil. Hal ini
dilakukan untuk menjaga kelancaran dan menghindari bentuk penyelewengan.
Pengisian dana kas kecil dapat dilakukan berdasarkan permintaan pemegang kas
kecil jika dana kas kecil sudah menipis atau dilakukan secara periodik.
3
Peralatan yang Dibutuhkan untuk Pengelolaan Dana Kas Kecil
Untuk dapat mengelola administrasi dana kas kecil peralatan yang dibutuhkan,
antara lain:
1. Formulir
permintaan pengisian kembali kas kecil
2. Formulir
permintaaan pengeluaran kas kecil
3. Jurnal
pengeluaran kas
4. Buku
jurnal kas kecil
5. Buku
laporan penggunaan dana kas kecil
6. Bukti
pengeluaran kas kecil
7. Alat
tulis dan alat hitung.
4
Prosedur Pengelolaan Dana Kas Kecil
Pengelolaan dana kas kecil merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana
kas kecil sampai pencatatan buku kas kecil. Dalam melaksanaan pengelolaan kas
kecil, ada beberapa prosedur antara lain sebagai berikut.
a. Pembentukan
Dana Kas Kecil
Hal yang paling penting dalam pembentukan kas kecil adalah penunjukan petugas
sebagai pemegang kas kecil. Selain itu, perusahaan juga harus menetapkan jumlah
dana kas kecil. Biasanya jumlah dana kas kecil ditaksir dengan memperhitungkan
kebutuhan dan untuk tiga atau empat minggu. Jika jumlah dana telah ditetapkan,
maka bendahara perusahaan menarik cek untuk diserahkan kepada pemegang kas
kecil. Berdasarkan surat keputusan dari otoritas yang lebih tinggi, bagian
keuangan membuat bukti kas keluar sebanyak tiga lembar. Bagian bendahara
menerima dua lembar (lembar 1 dan lembar 3), sedangkan lembar ke-2 diarsipkan
dibagian keuangan. Bagian bendahara mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke-1
kemudian mengisi cek dan meminta tanda tangan otorisasi atas cek untuk
diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, bersama bukti keluar lembar ke-3.
Cek kemudian diuangkan ke bank oleh pemegang kas kecil dan uangnya disimpan
dalam tempat penyimpanan yang terkunci. Selama perusahaan tidak mengubah jumlah
dana kas kecil, maka tidak ada jurnal lain yang berhubungan dengan rekening Kas
Kecil.
Contoh:
Pada tanggal 1 Maret PT. ABC membentuk dana kas kecil sebesar Rp 100.000,00.
Maka jurnal yang harus dibuat untuk mencatat pembentukan dana kas kecil ini
adalah,
Maret 1 Kas
Kecil
................. Rp 100.000,00
Kas
............................. Rp 100.000,00
(Untuk mencatat pembentukan kas kecil)
b. Pembayaran
Melalui Kas Kecil
Pemegang kas kecil mempunyai kewenangan untuk melakukan pengeluaran kas dengan
menggunakan uang yang terdapat dalam kas kecil sepanjang tidak bertentangan
dengan kebijakan yang telah ditetapkan manajemen. Biasanya manajemen membuat
ketentuan tentang jumlah batasan maksimum pengeluaran untuk tiap transaksi yang
diijinkan dan larangan-larangan tertentu, misalnya kas kecil tidak boleh
digunakan untuk memberi pinjaman kepada karyawan. Setiap pembayaran yang
dilakukan melalui kas kecil harus didokumentasikan dengan menggunakan “Bukti
Pengeluaran Kas Kecil” atau Voucher Kas Kecil.
Bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus disimpan pada tempat penyimpanan uang
sampai kas kecil diisi kembali. Oleh karena itu, jumlah rupiah dari seluruh
bukti pengeluaran dan jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil harus selalu
sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah ditetapkan perusahaan (dalam
contoh di atas Rp 100.000,00). Dengan demikian, perusahaan setiap saat dapat
mengawasi pengelolaan kas kecil. Biasanya akuntan intern perusahaan melakukan
pemeriksaan mendadak dengan cara mencocokkan jumlah uang yang ada dalam peti
uang ditambah jumlah rupiah dari bukti-bukti pengeluaran dengan jumlah dana kas
kecil yang telah ditetapkan perusahaan. Pada saat terjadi pemakaian kas kecil,
perusahaan tidak membuat jurnal. Pengaruh tiap transaksi pemakaian kas kecil
akan dicatat pada waktu kas kecil diisi kembali.
c. Pengisian
kembali kas kecil
Pemegang dana kas kecil membuat permintaan pengisian kas kecil berdasarkan
bukti-bukti pengeluaran kas kecil. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut,
bendahara mengisi cek dan meminta otorisasi cek kepada pemilik otoritas (misal:
kepala departemen). Apabila uang yang terdapat dalam dana kas kas kecil
mencapai tingkat minimum, maka dana harus diisi kembali. Permintaan pengisian
kembali dilakukan oleh pemegang kas kecil. Untuk itu, pemegang kas kecil harus
menyiapkan daftar pengeluaran (pemakaian) kas kecil yang telah dilakukan dengan
dilampiri bukti-bukti pendukung pengeluaran kas kecil. Permintaan pengisian
kembali kas kecil diajukan kepada bendahara perusahaan yang akan meneliti
keabsahan pengeluaran kas kecil yang telah dilakukan. Apabila segala sesuatunya
sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, maka
bendahara memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan pengisian kembali
dan menarik cek sebesar jumlah kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah
uang dalam dana kas kecil akan kembali pada jumlah semula.
Pada tanggal 15 Maret pemegang kas kecil mengajukan
permintaan kembali kas kecil sebesar Rp 87.000,00 yang dilampiri dengan
bukti-bukti pengeluaran kas kecil berupa biaya pos Rp 44.000,00; biaya angkut
pembelian Rp 18.000,00; perlengkapan kantor Rp 20.000,00 dan macam-macam biaya
lainnya Rp 5.000,00. Jurnal yang harus dibuat untuk pengisian kembali kas kecil
tersebut adalah sebagai berikut:
Maret
15 Biaya
Pos
.....................................
Rp 44.000,00
Biaya Angkut Pembelian
............. Rp
18.000,00
Perlengkapan Kantor
.........................
Rp 20.000,00
Macam-macam Biaya
.........................
Rp 5.000,00
Kas .....................................................................
Rp 87.000,00
(Untuk mengisi kembali dana kas kecil)
Dari jurnal pengisian kembali kas kecil diatas, terlihat bahwa rekening Kas
Kecil tidak terpengaruh. Pengisian kembali akan mempengaruhi komposisi dana
berupa penggantian bukti-bukti pengeluaran dengan uang, tetapi tidak
mempengaruhi saldo dana kas kecil.
Dalam pengisian kembali kas kecil, kadang-kadang terjadi kekurangan atau
kelebihan kas. Dengan menggunakan data dalam contoh di atas, uang yang
seharusnya tersisa dalam peti adalah Rp 13.000,00 (Rp 100.000,00 – Rp
87.000,00). Bila uang yang sesungguhnya ada dalam peti hanya Rp 12.000,00, maka
pengisian kembali harus dilakukan sebesar Rp 88.000,00 agar dana kembali
menjadi Rp 100.000,00. Untuk itu perlu disediakan rekening khusus yang disebut
rekening Selisih Kas (kadang-kadang disebut rekening Kekurangan dan Kelebihan
Kas).
Jika terjadi kekurangan kas, maka rekening Selisih Kas harus didebet.
Sebaliknya, bila uang yang ada dalam peti berjumlah Rp 14.000,00 maka pengisian
kembali yang diperlukan hanya Rp 86.000,00. Dalam hal demikian, rekening
Selisih Kas harus dikredit. Saldo debet rekening Selisih Kas dilaporkan
dalam laporan rugi-laba sebagai biaya lain-lain, sedangkan saldo kredit
rekening Selisih Kas dilaporkan dalam laporan rugi-laba sebagai pendapatan
lain-lain.
Dana kas kecil harus diisi kembali pada setiap akhir tahun buku, tanpa
memandang jumlah kas yang masih tersisa. Pengisian kembali pada akhir tahun
buku diperlukan agar semua pengeluaran yang terjadi sejak pengisian yang
terakhir sampai akhir tahun buku dapat dilaporkan dalam laporan keuangan.
Penerapan cara pengelolaan kas kecil seperti dilukiskan di atas akan memperkuat
pengendalian intern karena:
1.
Akuntan intern dapat melakukan pemeriksaan mendadak untuk menghitung
kecocokan kas yang sesungguhnya ada dengan yang seharusnya ada dalam kas kecil.
2.
Bukti-bukti pengeluaran kas tidak mungkin dapat digunakan kembali untuk
meminta penggantian kas, karena bukti yang telah dipertanggungjawabkan selalu
diberi tanda “Telah Dibayar”.
Komentar
Posting Komentar